Personal beschaffen und einsetzen
Personalentscheidungen sind keine reine Kostenfrage. Ein Unternehmen benötigt die richtigen Personen, mit den passenden Kompetenzen, zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz – und muss dabei zugleich die Interessen der Beschäftigten berücksichtigen.
Inhaltsverzeichnis
- Personalwirtschaft und Zielkonflikte
- Interne und externe Personalbeschaffung
- Personalmarketing und Employer Branding
- Stellenbeschreibung, Anforderungs- und Eignungsprofil
- Instrumente der Personalauswahl
- Begründete Besetzungsentscheidung
- Arbeitszeitmodelle im Überblick
- Teilzeit
- KAPOVAZ
- Lebensarbeitszeit
- Gleitzeit
- Schichtarbeit
- Abgrenzung: Vollzeit und Homeoffice
- Flexible Gestaltung des Personaleinsatzes
- Job Enlargement
- Job Rotation
- Job Enrichment
- Teilautonome Arbeitsgruppen
- Modelle situationsgerecht auswählen
- Großfall UNTERNEHMER AG
- Typische Prüfungsfehler
- Prüfungs- und Transfertraining
- Lernbereich auf einen Blick
1. Personalwirtschaft und Zielkonflikte
Die Personalwirtschaft plant, beschafft und setzt Personal so ein, dass die betriebliche Leistungserstellung gesichert wird. Ausgangspunkte sind beispielsweise erwartete Aufträge, Veränderungen der Produktionsmenge, Ruhestand, Elternzeit, Fluktuation oder neue Standorte. Qualifiziertes Personal stellt einen wesentlichen Teil des Humankapitals eines Unternehmens dar.
bedarfsgerechte Kapazität, Produktivität, geringe Leerlaufzeiten, beherrschbare Personalkosten, Flexibilität.
Planbarkeit, Einkommen, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, Gesundheit, Entwicklungsmöglichkeiten, interessante Arbeit.
2. Interne und externe Personalbeschaffung
| Interne Beschaffung | Externe Beschaffung | |
|---|---|---|
| Beispiele | Versetzung, Beförderung, interne Stellenausschreibung, Übernahme geeigneter Auszubildender | Jobportale, eigene Karriereseite, E-Recruiting, soziale Medien, Arbeitsagentur, Hochschul-/Berufsmessen, Personalberater |
| Vorteile | Person ist bekannt, kurze Einarbeitung, Motivation durch Aufstiegschancen, geringeres Fehlbesetzungsrisiko | größerer Bewerberkreis, neue Kenntnisse und Erfahrungen, zusätzlicher Kompetenzzufluss |
| Nachteile | kleiner Auswahlkreis, mögliche Folge-Lücke an anderer Stelle, Konkurrenz unter Beschäftigten | höhere Such-/Auswahlkosten, längere Einarbeitung, Eignung zunächst weniger gut bekannt |
Die Auswahl des Beschaffungswegs muss begründet werden. Für eine hoch spezialisierte Stelle kann ein externer Markt sinnvoll sein; bei einer Führungsposition kann eine interne Besetzung Vorteile bieten, wenn geeignete Personen vorhanden sind.
3. Personalmarketing und Employer Branding
Personalmarketing überträgt Marketinggedanken auf den Personalbereich: Das Unternehmen versucht, geeignete Beschäftigte zu gewinnen und zu binden. Employer Branding bezeichnet den gezielten Aufbau einer glaubwürdigen Arbeitgebermarke. Entscheidend ist nicht nur Werbung. Versprechen über Arbeitsklima, Entwicklung oder Flexibilität müssen im Unternehmensalltag tatsächlich eingelöst werden.
4. Stellenbeschreibung, Anforderungs- und Eignungsprofil
Eine Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle: Aufgaben, Verantwortungsbereich, organisatorische Einordnung, Kompetenzen und ggf. Schnittstellen. Daraus wird ein Anforderungsprofil abgeleitet: Welche fachlichen, methodischen und persönlichen Voraussetzungen soll die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber erfüllen?
Das Eignungsprofil beschreibt dagegen die tatsächlich festgestellten Merkmale einer Bewerberin oder eines Bewerbers. Erst der systematische Vergleich beider Profile ermöglicht eine nachvollziehbare Auswahl.
5. Instrumente der Personalauswahl
| Instrument | Nutzen | Grenze |
|---|---|---|
| Bewerbungsunterlagen | erste Prüfung von Ausbildung, Erfahrung und Werdegang | Selbstdarstellung; tatsächliches Verhalten nur begrenzt erkennbar |
| Referenzen | zusätzliche Hinweise auf bisherige Tätigkeit | Vergleichbarkeit eingeschränkt |
| Testverfahren | standardisierte Prüfung bestimmter Fähigkeiten | nur aussagekräftig, wenn Test zur Stelle passt |
| Vorstellungsgespräch | fachliche und persönliche Passung vertiefen | subjektive Wahrnehmungsfehler möglich |
| Assessment-Center | Verhalten in mehreren Übungen/Situationen beobachtbar | aufwendig und kostenintensiv |
6. Begründete Besetzungsentscheidung
Eine professionelle Entscheidung erfolgt nicht nach Sympathie, sondern anhand vorher festgelegter Kriterien. Eine einfache Nutzwertlogik kann helfen: Kriterien gewichten, Bewerberausprägungen bewerten, gewichtete Ergebnisse vergleichen und anschließend qualitative bzw. ethisch-soziale Aspekte reflektieren.
7. Flexible Arbeitszeitmodelle – Entscheidungsrahmen
Flexible Arbeitszeitmodelle verändern Umfang, Lage oder Verteilung der Arbeitszeit. Laut Lehrplan sind insbesondere Teilzeit, KAPOVAZ, Lebensarbeitszeit, Gleitzeit und Schichtarbeit relevant. Die Modelle werden nicht auswendig „bewertet“, sondern situationsbezogen verglichen.
8. Teilzeit
Bei Teilzeit liegt die regelmäßige Arbeitszeit unter der eines vergleichbaren Vollzeitbeschäftigten. Umfang und Verteilung können unterschiedlich gestaltet sein.
| Arbeitnehmer | Unternehmen |
|---|---|
| + bessere Vereinbarkeit, Freiraum für Familie/Weiterbildung, Wiedereinstieg − geringeres Einkommen, Abstimmungs-/Übergabeaufwand |
+ flexible Kapazitätssteuerung, Abdeckung bestimmter Zeitfenster − mehr Koordination, ggf. höherer Übergabe- und Vertretungsaufwand |
9. KAPOVAZ – kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit
Bei KAPOVAZ wird die Lage der Arbeitszeit am tatsächlichen Arbeitsanfall ausgerichtet. Das Modell kann bei schwankender Nachfrage Kapazität und Personalbedarf enger koppeln. Aus Beschäftigtensicht ist insbesondere die geringere Planbarkeit kritisch zu beurteilen.
10. Lebensarbeitszeit
Beim Lebensarbeitszeitmodell wird Arbeitszeit über einen sehr langen Zeitraum betrachtet. Zeit- oder Wertguthaben können angespart und später beispielsweise für längere Freistellungsphasen oder einen früheren Übergang aus dem Erwerbsleben genutzt werden. Das unterscheidet das Modell von einem kurzfristigen Gleitzeitkonto.
11. Gleitzeit
Bei Gleitzeit können Beschäftigte Beginn und Ende ihrer täglichen Arbeitszeit innerhalb festgelegter Grenzen variieren. Eine Kernarbeitszeit kann eine verbindliche Anwesenheit vorsehen. Plus- und Minusstunden werden über ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen.
12. Schichtarbeit
Schichtarbeit ermöglicht eine längere oder kontinuierliche Nutzung betrieblicher Kapazitäten. Beschäftigtengruppen lösen sich zeitlich ab, etwa in Früh-, Spät- und Nachtschichten.
| Chance Unternehmen | Risiko Unternehmen | Chance Beschäftigte | Risiko Beschäftigte |
|---|---|---|---|
| hohe Anlagen-/Kapazitätsauslastung | Zuschläge, komplexe Planung, Ausfallrisiken | je nach Lebenssituation nutzbare freie Tageszeiten | Belastung durch wechselnde Rhythmen und ungünstige Arbeitszeiten |
13. Abgrenzung: Vollzeit und Homeoffice
Das Verlagsskript behandelt zusätzlich Vollzeit und Homeoffice. Diese Inhalte sind als sinnvolle Abgrenzung verwendbar, gehören aber nicht zu der im ALT-Lehrplan ausdrücklich genannten Kernliste der flexiblen Arbeitszeitmodelle.
Vollzeit beschreibt primär den Umfang der regelmäßigen Arbeitszeit. Homeoffice betrifft dagegen vor allem den Arbeitsort und ist deshalb nicht mit einem Arbeitszeitmodell gleichzusetzen. Homeoffice kann beispielsweise mit Vollzeit, Teilzeit oder Gleitzeit kombiniert werden.
14. Flexible Gestaltung des Personaleinsatzes
Arbeitszeitmodelle beantworten vor allem die Frage wann bzw. wie lange gearbeitet wird. Gestaltungsformen des flexiblen Personaleinsatzes verändern dagegen welche Aufgaben Beschäftigte übernehmen und wie Verantwortung verteilt wird.
15. Job Enlargement
Job Enlargement erweitert eine Stelle um zusätzliche, qualitativ vergleichbare Aufgaben. Es handelt sich um eine horizontale Aufgabenerweiterung. Ziel kann sein, monotone Spezialisierung zu verringern.
16. Job Rotation
Job Rotation bedeutet einen planmäßigen Arbeitsplatz- bzw. Aufgabenwechsel. Beschäftigte lernen mehrere Tätigkeitsbereiche kennen. Das erhöht die Einsatzflexibilität und kann das Verständnis für betriebliche Zusammenhänge verbessern.
17. Job Enrichment
Job Enrichment erweitert eine Stelle um anspruchsvollere Aufgaben, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse. Es handelt sich um eine vertikale Aufgabenerweiterung.
18. Teilautonome Arbeitsgruppen
Teilautonome Arbeitsgruppen erhalten für einen abgegrenzten Aufgabenbereich eigene Planungs-, Entscheidungs- und Kontrollspielräume. Das Unternehmen verlagert damit einen Teil der Koordination in die Gruppe. Chancen sind höhere Eigenverantwortung und Flexibilität; mögliche Probleme sind Abstimmungsbedarf, Konflikte und unklare Verantwortungsgrenzen.
19. Modelle situationsgerecht auswählen
| Situation | naheliegender Ansatz | Begründungsrichtung |
|---|---|---|
| stark schwankender Arbeitsanfall | KAPOVAZ / geeignete Teilzeitgestaltung | Kapazitätsanpassung gegen Planbarkeit der Beschäftigten abwägen |
| Produktionsanlage soll lange genutzt werden | Schichtarbeit | Kapazitätsauslastung gegen Zuschläge und Belastung abwägen |
| Beschäftigte benötigen flexible Anfangszeiten | Gleitzeit | Flexibilität bei gesicherter betrieblicher Erreichbarkeit |
| monotone, gleichartige Tätigkeit | Job Enlargement / Rotation | Aufgabenvielfalt bzw. Arbeitsplatzwechsel |
| qualifizierte Person soll mehr Verantwortung erhalten | Job Enrichment | vertikale Erweiterung des Aufgabenbereichs |
20. Großfall: UNTERNEHMER AG
Die UNTERNEHMER AG erhält einen zusätzlichen Großauftrag. Gleichzeitig geht eine erfahrene Mitarbeiterin in Elternzeit. Im Bereich Produktionsplanung fehlt kurzfristig eine qualifizierte Person; in der Fertigung schwankt der Kapazitätsbedarf stark. Mehrere Beschäftigte wünschen planbarere Arbeitszeiten.
- Entscheiden Sie begründet, ob die Stelle in der Produktionsplanung zunächst intern oder extern ausgeschrieben werden sollte.
- Entwickeln Sie aus einer Stellenbeschreibung vier gewichtete Kriterien für ein Anforderungsprofil.
- Wählen Sie zwei geeignete Auswahlinstrumente und begründen Sie deren Kombination.
- Beurteilen Sie KAPOVAZ und Schichtarbeit für den Fertigungsbereich aus Unternehmer- und Arbeitnehmerperspektive.
- Prüfen Sie, ob Gleitzeit für die Produktionsplanung sinnvoller sein könnte.
- Unterscheiden Sie Job Rotation, Job Enlargement und Job Enrichment anhand konkreter Tätigkeiten.
- Entwickeln Sie einen Vorschlag, der Produktivität und Mitarbeiterinteressen gleichzeitig berücksichtigt.
21. Typische Prüfungsfehler
| Fehler | Richtig |
|---|---|
| „Extern ist besser, weil es mehr Bewerber gibt.“ | Vorteil nennen und auf die konkrete Stelle/Situation beziehen; Nachteile abwägen. |
| Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil gleichsetzen | Stelle/Aufgaben von Anforderungen an die Person unterscheiden. |
| Anforderungsprofil = Eignungsprofil | Soll-Anforderungen der Stelle versus Ist-Merkmale der Person. |
| Homeoffice als Arbeitszeitmodell erklären | Homeoffice betrifft primär den Arbeitsort und kann mit verschiedenen Zeitmodellen kombiniert werden. |
| KAPOVAZ nur aus Unternehmenssicht bewerten | Auch Planbarkeit und persönliche Interessen der Beschäftigten einbeziehen. |
| Enlargement und Enrichment verwechseln | horizontal versus vertikal unterscheiden. |
| nur Vor- und Nachteile aufzählen | Die Merkmale des Falls müssen in die begründete Entscheidung einfließen. |
22. Prüfungs- und Transfertraining
- Vergleichen Sie interne und externe Personalbeschaffung für eine vakante Teamleitung.
- Erläutern Sie, warum Employer Branding nicht mit einer Stellenanzeige gleichzusetzen ist.
- Leiten Sie aus einer Stellenbeschreibung ein Anforderungsprofil ab.
- Beurteilen Sie die Aussage: „Das Assessment-Center ist immer das beste Auswahlinstrument.“
- Vergleichen Sie Teilzeit und KAPOVAZ hinsichtlich Planbarkeit und Kapazitätsflexibilität.
- Grenzen Sie Lebensarbeitszeit von Gleitzeit ab.
- Beurteilen Sie Schichtarbeit für einen kapitalintensiven Produktionsbetrieb.
- Erklären Sie, warum Homeoffice und Gleitzeit gleichzeitig möglich sind.
- Ordnen Sie vier Fallbeispiele Job Enlargement, Job Rotation oder Job Enrichment zu und begründen Sie.
- Beurteilen Sie teilautonome Arbeitsgruppen hinsichtlich Motivation und Koordinationsaufwand.
- Entwickeln Sie für einen saisonalen Betrieb eine Personaleinsatzlösung und berücksichtigen Sie beide Perspektiven.
- Analysieren Sie einen Zielkonflikt zwischen niedrigen Personalkosten und Mitarbeiterzufriedenheit.
23. Lernbereich auf einen Blick
- Personalbeschaffung intern und extern situationsbezogen auswählen.
- E-Recruiting, Personalmarketing und Employer Branding sachgerecht einordnen.
- Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil und Eignungsprofil unterscheiden.
- Auswahlinstrumente passend zur Stelle kombinieren und Besetzungsentscheidungen begründen.
- Teilzeit, KAPOVAZ, Lebensarbeitszeit, Gleitzeit und Schichtarbeit unterscheiden und beurteilen.
- Vollzeit und Homeoffice als ergänzende Abgrenzung aus dem Verlagsskript einordnen.
- Job Enlargement, Job Rotation, Job Enrichment und teilautonome Arbeitsgruppen sicher unterscheiden.
- Bei Personaleinsatzentscheidungen immer Unternehmer- und Arbeitnehmerperspektive berücksichtigen.