Englisch Wirtschaftsschule Bayern · Jahrgangsstufe 10 und 11 · Text- und Medienkompetenz: Handelskorrespondenz (LehrplanPLUS)
Der englische Geschäftsbrief – Aufbau und Bausteine
Wer im Beruf mit englischsprachigen Firmen zu tun hat, muss einen Geschäftsbrief nicht nur inhaltlich richtig schreiben, sondern auch formal korrekt aufbauen – sonst wirkt selbst ein guter Text unprofessionell. Der englische Geschäftsbrief folgt einem festen Schema aus Absender, Empfänger, Datum, Anrede, Betreff, Brieftext, Grußformel und Unterschrift. Diese Seite erklärt jeden dieser Bausteine einzeln und zeigt dir, worin sich die britische und die amerikanische Form unterscheiden. Alle weiteren Seiten zu Anfrage, Angebot, Bestellung und Beschwerde setzen dieses Grundwissen voraus.
1. Die Bausteine im Überblick
Ein englischer Geschäftsbrief besteht aus festen Bausteinen, die immer in derselben Reihenfolge stehen. Die folgende Tabelle zeigt, was in jeden Baustein gehört.
| Baustein | Was hineingehört |
|---|---|
| Absenderangabe | Name und Anschrift der eigenen Firma, meist oben links oder als Briefkopf. |
| Empfängeradresse | Name und Anschrift der Firma oder Person, an die der Brief geht, meist etwas tiefer links. |
| Datum | Das Datum des Briefes, rechtsbündig oder unter der Absenderangabe. |
| Bezugszeile | Aktenzeichen, mit dem beide Seiten den Vorgang zuordnen können. |
| Anrede | Persönliche oder unpersönliche Ansprache des Empfängers. |
| Betreff | Ein kurzer, fett gedruckter Satz, der sagt, worum es im Brief geht. |
| Brieftext | Einleitung, Hauptteil und Schluss, in kurzen, klaren Absätzen. |
| Grußformel | Der formelle Abschiedsgruß vor der Unterschrift. |
| Unterschrift mit Name und Funktion | Handschriftliche Unterschrift, darunter Name und Position in der Firma. |
| Anlagenhinweis | Zeigt an, dass dem Brief weitere Unterlagen beiliegen. |
Merke: Die Reihenfolge der Bausteine ist im englischen Geschäftsbrief feststehend. Wer sie einhält, wirkt automatisch professionell – unabhängig davon, wie kurz der eigentliche Brieftext ist.
2. Anrede, Betreff und Bezugszeile im Detail
Drei Bausteine verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil hier die häufigsten Fehler passieren: die Anrede, der Betreff und die Bezugszeile.
Kennst du den Namen des Empfängers nicht, schreibst du Dear Sir or Madam,. Kennst du ihn, schreibst du Dear Mr Brown, oder Dear Ms Harding, – ohne Vornamen, nur mit Nachnamen. Für eine unbekannte Person, deren Geschlecht du nicht sicher zuordnen kannst, ist Dear Sir or Madam, die neutrale Lösung.
Der Betreff steht direkt über dem eigentlichen Brieftext, ohne das Wort Subject davor, und wird fett gedruckt oder unterstrichen. Er nennt in wenigen Worten, worum es geht, zum Beispiel Delivery of Order No. 4521.
Die Bezugszeile mit Your ref: und Our ref: hilft beiden Firmen, einen Vorgang schnell in ihrer Ablage wiederzufinden. Your ref: verweist auf ein Aktenzeichen, das der Empfänger selbst vergeben hat, Our ref: auf das eigene.
| Baustein | Beispiel |
|---|---|
| Bezugszeile | Your ref: DF/221 · Our ref: HF/109 |
| Anrede, Empfänger bekannt | Dear Mr Foster, |
| Anrede, Empfänger unbekannt | Dear Sir or Madam, |
| Betreff | Delivery of Order No. 4521 |
3. Grußformel, Unterschrift und Anlagenhinweis
Die Grußformel richtet sich immer nach der Anrede – das ist die wichtigste Regel des ganzen Briefaufbaus. Zu Dear Sir or Madam, gehört Yours faithfully,. Kennst du den Namen des Empfängers und schreibst Dear Mr Brown,, endest du mit Yours sincerely,.
Nach der Grußformel folgt die handschriftliche Unterschrift, darunter maschinengeschrieben der volle Name und die Position in der Firma – so weiß der Empfänger sofort, wer geantwortet hat und in welcher Funktion.
Liegen dem Brief weitere Unterlagen bei, etwa ein Katalog oder eine Preisliste, steht ganz unten der Anlagenhinweis Enc. oder ausgeschrieben Enclosure(s), gefolgt von einer kurzen Liste.
Merke: Die Grußformel ist kein freier Baustein – sie hängt fest an der Anrede. Yours faithfully gehört zu Dear Sir or Madam, Yours sincerely gehört zur namentlichen Anrede.
4. Britisch oder amerikanisch?
Ein Geschäftsbrief sieht in Großbritannien und in den USA nicht identisch aus. Vier Unterschiede solltest du kennen, weil sie in Prüfungsaufgaben gern verwechselt werden.
| Baustein | Britisch (BE) | Amerikanisch (AE) |
|---|---|---|
| Anrede-Titel | Mr Brown (ohne Punkt) | Mr. Brown (mit Punkt) |
| Satzzeichen nach der Anrede | Dear Mr Brown, | Dear Mr. Brown: |
| Datumsformat | 12 May 20XX | May 12, 20XX |
| Grußformel | Yours faithfully / Yours sincerely | Sincerely / Yours truly |
Gut zu wissen: Im amerikanischen Englisch steht nach der Anrede ein Doppelpunkt statt eines Kommas – das ist keine Nachlässigkeit, sondern die dort übliche Form. Achte in einer Prüfungsaufgabe darauf, ob ein Brief erkennbar britisch oder amerikanisch angelegt ist, und bleibe konsequent bei der einen oder der anderen Form.
5. Musterbrief mit beschrifteten Bausteinen
Hartley Furniture Ltd
14 Riverside Road
Manchester M3 4QT
Whitmore Office Supplies Ltd
27 Crown Street
Leeds LS1 6DA
Your ref: WO/58
Our ref: HF/109
12 May 20XX
Delivery Dates for Office Furniture
Dear Mr Whitmore,
Thank you for your letter of 5 May 20XX. We are pleased to confirm that the desks and chairs from Order No. 4521 will be delivered to your Leeds branch within ten working days.
Should you have any questions in the meantime, please do not hesitate to contact us.
Yours sincerely,
Diane Foster
Sales Manager
Enc. Delivery schedule
Drei Stellen dieses Briefes lohnen einen genaueren Blick. Erstens die Anrede Dear Mr Whitmore, mit Komma und ohne Punkt nach Mr – das zeigt klar die britische Form an, und deshalb passt dazu am Ende folgerichtig Yours sincerely,, weil der Name des Empfängers bekannt ist. Zweitens der Betreff Delivery Dates for Office Furniture, der ohne das Wort Subject auskommt und sofort sagt, worum es geht, noch bevor der erste Satz gelesen wird. Drittens die Unterschrift mit Name und Funktion Diane Foster, Sales Manager – erst dieser Zusatz macht deutlich, in welcher Funktion die Person für die Firma spricht, was bei einer formellen Zusage wie einer Lieferbestätigung wichtig ist.
6. Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
| Falsch | Richtig | Warum? |
|---|---|---|
| Dear Sir or Madam, … Yours sincerely, | Dear Sir or Madam, … Yours faithfully, | Zur unpersönlichen Anrede gehört zwingend Yours faithfully, nicht Yours sincerely. |
| Dear Mr. Brown, … (britischer Brief) | Dear Mr Brown, … | Im britischen Englisch steht nach Mr kein Punkt. |
| Subject: Delivery of Order No. 4521 | Delivery of Order No. 4521 | Der Betreff im Geschäftsbrief steht ohne das Wort Subject davor. |
| 12th May 20XX | 12 May 20XX | Die britische Kurzform des Datums verzichtet im Fließtext auf die Ordnungszahl-Endung. |
| Yours sincerely, Diane Foster (ohne Funktion) | Yours sincerely, Diane Foster, Sales Manager | Zur Unterschrift gehört im Geschäftsbrief immer auch die Funktion in der Firma. |
| Dear Mr. Brown: (britischer Brief mit amerikanischem Satzzeichen) | Dear Mr Brown, (britisch) oder Dear Mr. Brown: (amerikanisch) | Komma und Doppelpunkt dürfen innerhalb eines Briefes nicht gemischt werden – entweder konsequent britisch oder konsequent amerikanisch. |
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