Englisch Wirtschaftsschule Bayern · Jahrgangsstufe 10 und 11 · Text- und Medienkompetenz: Handelskorrespondenz (LehrplanPLUS)
Formelle E-Mail und Einladungsschreiben
Im Beruf schreibst du die meisten geschäftlichen Nachrichten heute als E-Mail statt als Brief auf Papier – deshalb musst du wissen, was sich dabei verändert. Den Aufbau des klassischen Papierbriefs kennst du bereits von der eigenen Seite dazu, sie ist hier als Grundlage vorausgesetzt. Diese Seite widmet sich stattdessen den Besonderheiten der geschäftlichen E-Mail sowie dem Einladungsschreiben, mit dem du zu einer Veranstaltung einlädst oder darauf antwortest. Beide Textsorten begegnen dir in der Praxis ständig, sobald Firmen über Landesgrenzen hinweg zusammenarbeiten.
1. Was bei der geschäftlichen E-Mail anders ist
| Baustein | Unterschied zum Brief | Beispiel |
|---|---|---|
| Betreffzeile | Steht als eigenes Feld über der Nachricht und muss aussagekräftig sein, nicht nur ein fett gedruckter Satz im Text. | Subject: Updated Price List – Fernbridge Logistics |
| Anrede | Bleibt formell, steht aber direkt am Anfang, ohne Absenderadresse, Empfängeradresse oder Bezugszeile davor. | Dear Mr Morrow, |
| Brieftext | Fällt kürzer aus als im Brief, meist in wenigen knappen Absätzen ohne lange Schachtelsätze. | I am writing to let you know that our new price list is now available. |
| Signatur | Ersetzt handschriftliche Unterschrift und Unterschriftenblock durch einen festen Textblock mit Name, Position und Telefonnummer. | Charlotte Pike, Marketing Manager, Tel: +44 113 496 2200 |
| Anhang | Wird im Text konkret angekündigt, statt nur mit dem Anlagenhinweis Enc. am Briefende zu stehen. | Please find attached the updated price list. |
Trotz dieser Unterschiede folgen Anrede und Grußformel in der geschäftlichen E-Mail weiterhin denselben Regeln wie im Brief.
Merke: Eine geschäftliche E-Mail ist kein informeller Chat – Anrede, Grußformel und ein sachlicher Ton bleiben Pflicht, auch wenn der Text insgesamt kürzer ausfällt als im Brief.
2. Formulierungsbausteine der geschäftlichen E-Mail
| Englisch | Deutsch |
|---|---|
| Anfang | |
| Subject: … | Betreff: … |
| I am writing to inform you that … | Ich schreibe Ihnen, um Sie darüber zu informieren, dass … |
| I am writing to let you know that … | Ich schreibe Ihnen, um Sie wissen zu lassen, dass … |
| Mitte | |
| Please find attached … | Anbei finden Sie … |
| I have attached … for your reference. | Ich habe … zu Ihrer Information angehängt. |
| Please let me know if you have any questions. | Lassen Sie mich bitte wissen, falls Sie Fragen haben. |
| Please do not hesitate to contact me directly. | Zögern Sie bitte nicht, mich direkt zu kontaktieren. |
| Schluss | |
| I look forward to hearing from you. | Ich freue mich auf Ihre Antwort. |
| Best regards, | Mit freundlichen Grüßen, (üblicher E-Mail-Schluss) |
| Kind regards, | Freundliche Grüße, (etwas persönlicherer E-Mail-Schluss) |
3. Muster-E-Mail
To: j.morrow@brackenfield-supplies.co.uk
From: c.pike@fernbridge-logistics.co.uk
Subject: Updated Price List – Fernbridge Logistics
Dear Mr Morrow,
I am writing to let you know that our new price list for the spring season is now available. Please find attached the updated document for your reference.
If you have any questions, please do not hesitate to contact me directly.
Best regards,
Charlotte Pike
Marketing Manager, Fernbridge Logistics Ltd
Tel: +44 113 496 2200
Diese E-Mail zeigt die Unterschiede zum Brief in der Praxis. Die Betreffzeile Updated Price List – Fernbridge Logistics sagt sofort, worum es geht, ohne dass ein Betreff-Satz erst im Text folgen müsste. Der Text besteht aus nur zwei kurzen Absätzen statt der gegliederten Einleitung, dem Hauptteil und dem Schluss eines Briefes. Und die Signatur Charlotte Pike, Marketing Manager, Fernbridge Logistics Ltd, Tel: … ersetzt sowohl die handschriftliche Unterschrift als auch den separaten Anlagenhinweis, weil der Anhang bereits im Fließtext angekündigt wurde.
4. Das Einladungsschreiben
Ein Einladungsschreiben (letter of invitation) lädt einen Geschäftspartner zu einer Veranstaltung ein und nennt dafür klare Angaben, damit der Empfänger sofort weiß, worum es geht und wie er antworten soll.
| Baustein | Was hineingehört | Beispielsatz |
|---|---|---|
| Anlass | Warum die Veranstaltung stattfindet. | We would like to invite you to our Annual Partner Conference. |
| Ort | Wo die Veranstaltung stattfindet. | The conference will take place at the Silverwood Business Centre, Manchester. |
| Zeitangabe | Datum, Uhrzeit und bei internationalen Gästen die Zeitzone. | on 14 November 20XX, starting at 9.30 a.m. (UK time) |
| Programm | Ein grober Überblick über den Ablauf. | The programme includes a keynote speech, workshops and a networking dinner. |
| Bitte um Rückmeldung | Aufforderung, bis wann zu- oder abzusagen ist. | Please confirm your attendance by 1 November 20XX (RSVP). |
| Englisch | Deutsch |
|---|---|
| We would like to invite you to … | Wir möchten Sie herzlich zu … einladen. |
| The event will take place at … on … | Die Veranstaltung findet am … in … statt. |
| The programme includes … | Das Programm umfasst … |
| We would be delighted if you could join us. | Wir würden uns freuen, Sie begrüßen zu dürfen. |
| Please confirm your attendance by … (RSVP) | Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme bis zum … |
| We look forward to welcoming you. | Wir freuen uns darauf, Sie begrüßen zu dürfen. |
Silverwood Consulting Ltd
26 Riverside Quay
Manchester M1 5JN
Whitlock Marine Supplies Ltd
9 Harbour Road
Carlisle CA1 2QF
12 October 20XX
Invitation to the Annual Partner Conference
Dear Ms Chandra,
We would like to invite you to our Annual Partner Conference, which will take place at the Silverwood Business Centre, Manchester, on 14 November 20XX, starting at 9.30 a.m. (UK time).
The programme includes a keynote speech on sustainable supply chains, several workshops and a networking dinner in the evening.
We would be delighted if you could join us. Please confirm your attendance by 1 November 20XX (RSVP).
We look forward to welcoming you.
Yours sincerely,
Daniel Osei
Events Manager
Drei Angaben dieser Einladung sind für ein internationales Publikum besonders wichtig. Erstens die Zeitangabe starting at 9.30 a.m. (UK time) – ohne den Zusatz zur Zeitzone wüsste ein Gast aus einem anderen Land nicht sicher, welche Uhrzeit bei ihm zu Hause gilt. Zweitens das konkrete Programm mit a keynote speech …, several workshops and a networking dinner statt einer vagen Ankündigung. Drittens die klare Rückmeldefrist Please confirm your attendance by 1 November 20XX (RSVP) – sie gibt dem Veranstalter genug Zeit für die Planung.
Gut zu wissen: Bei einer internationalen Einladung reicht eine Uhrzeit allein oft nicht aus, wenn Gäste aus verschiedenen Zeitzonen anreisen oder sich online zuschalten. Eine Angabe wie „UK time“ oder „CET“ verhindert Missverständnisse und gehört deshalb zu jeder Terminangabe, bei der internationale Zusammenarbeit im Spiel ist.
5. Zu- und Absage
Auf eine Einladung antwortest du entweder mit einer Zusage oder einer Absage – beide folgen einem festen Muster aus Dank, Antwort und einem passenden Schlusssatz.
| Englisch | Deutsch |
|---|---|
| Zusage | |
| Thank you very much for your kind invitation. | Vielen Dank für Ihre freundliche Einladung. |
| We are delighted to accept and confirm our attendance. | Wir nehmen die Einladung gerne an und bestätigen unsere Teilnahme. |
| We look forward to the event. | Wir freuen uns auf die Veranstaltung. |
| Absage | |
| Thank you for your kind invitation to … | Vielen Dank für Ihre freundliche Einladung zu … |
| Unfortunately, we are unable to attend due to a prior commitment. | Leider können wir wegen einer anderweitigen Verpflichtung nicht teilnehmen. |
| We hope to have the opportunity to meet on another occasion. | Wir hoffen, bei einer anderen Gelegenheit zusammenzukommen. |
Dear Mr Osei,
Thank you very much for your kind invitation to the Annual Partner Conference. We are delighted to accept and confirm our attendance. We look forward to the event.
Kind regards,
Priya Chandra
Regional Manager, Whitlock Marine Supplies Ltd
6. Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
| Falsch | Richtig | Warum? |
|---|---|---|
| Subject: Info | Subject: Updated Price List – Fernbridge Logistics | Die Betreffzeile muss konkret sagen, worum es geht, nicht nur ein vages Wort wie Info enthalten. |
| Hi John, … (unbekannter Geschäftskontakt) | Dear Mr Morrow, … | Auch in der E-Mail bleibt die Anrede formell, solange kein persönliches Verhältnis besteht. |
| See file. | Please find attached the updated price list. | Ein Anhang wird im Text konkret angekündigt, nicht nur mit einem knappen Verweis erwähnt. |
| The conference starts at 9 a.m. (internationale Gäste) | The conference starts at 9 a.m. (UK time). | Bei internationalen Terminen gehört die Zeitzone dazu, sonst ist die Uhrzeit mehrdeutig. |
| We invite you to conference. | We would like to invite you to our conference. | Vor conference steht im Englischen ein Artikel oder Possessivpronomen. |
| RSVP (ohne Datum) | Please confirm your attendance by 1 November 20XX (RSVP). | RSVP allein nennt keine Frist – das konkrete Datum muss dazu stehen. |
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