Deutsch Wirtschaftsschule Bayern · Jahrgangsstufe 8 (vier- und dreistufige Wirtschaftsschule) · Schreiben (LehrplanPLUS)

Das Protokoll: Unterricht, Telefongespräch und Sitzung

Was in einer Besprechung beschlossen wurde, gerät schnell in Vergessenheit oder wird später unterschiedlich erinnert. Ein Protokoll hält fest, was gesagt und vereinbart wurde. Es dient als Gedächtnis, als Beleg und als Grundlage für die weitere Arbeit. Auf dieser Seite lernst du die beiden wichtigsten Protokollarten kennen, das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Du übst, ein Protokoll für eine Unterrichtsstunde, ein Telefongespräch und eine Sitzung zu verfassen. Die Beispiele stammen aus einem erfundenen Händler für Büromaterial.

1. Wozu ein Protokoll dient

Ein Protokoll ist ein sachlicher Bericht über eine Besprechung, eine Sitzung, eine Unterrichtsstunde oder ein Gespräch. Es hält fest, wer beteiligt war, worüber gesprochen wurde und was dabei herauskam.

Protokolle haben mehrere Aufgaben. Sie informieren Personen, die nicht dabei waren. Sie erinnern alle Beteiligten an Vereinbarungen. Und sie dienen als Beleg, wenn später Unklarheiten auftauchen.

Ein Protokoll ist immer sachlich und genau. Persönliche Meinungen und Bewertungen der protokollführenden Person haben darin nichts zu suchen.

In Betrieben werden Protokolle meist abgelegt und aufbewahrt. So lässt sich auch Monate später nachvollziehen, wann und warum eine Entscheidung gefallen ist.

2. Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll

Es gibt zwei Hauptarten des Protokolls, die du sicher unterscheiden solltest. Sie unterscheiden sich darin, wie ausführlich sie den Ablauf wiedergeben.

Das Verlaufsprotokoll zeigt, wie es zu einem Ergebnis kam. Es nennt, wer welchen Beitrag geleistet hat. Das Ergebnisprotokoll beschränkt sich auf das, was am Ende feststeht. Im Berufsalltag ist es die häufigste Form.

Zur Zeitform gibt es unterschiedliche Vorgaben. Das Ergebnisprotokoll steht im Präsens. Für das Verlaufsprotokoll ist das Präteritum verbreitet, manche Schulen und Betriebe verlangen aber auch hier das Präsens. Wichtig ist, dass du in einem Protokoll bei einer Zeitform bleibst. Äußerungen gibst du in der indirekten Rede wieder: „Frau Keller erklärt, die Lieferung sei bestätigt.“

Während der Sitzung schreibst du in Stichworten mit. Ganze Sätze kosten zu viel Zeit. Notiere vor allem Namen, Zahlen, Termine und Beschlüsse. Ist dir etwas unklar, fragst du sofort nach, statt später zu raten. Das ausformulierte Protokoll schreibst du möglichst noch am selben Tag, solange du dich gut erinnerst.

3. Der Aufbau eines Protokolls

Jedes Protokoll beginnt mit einem Protokollkopf. Er enthält alle Angaben, die man braucht, um das Protokoll einzuordnen.

Danach folgt der Hauptteil. Im Ergebnisprotokoll ist er nach den Tagesordnungspunkten, kurz TOP, gegliedert. Am Schluss stehen Ort, Datum und die Unterschriften der protokollführenden Person und der Sitzungsleitung.

Mit der Unterschrift bestätigen beide, dass das Protokoll den Verlauf richtig wiedergibt. Oft wird das Protokoll in der nächsten Sitzung von allen Beteiligten genehmigt.

Wurden in der Sitzung Unterlagen verteilt, etwa eine Preisliste oder ein Angebot, nennst du sie am Ende als Anlagen. Wer das Protokoll liest, weiß dann, welche Unterlagen dazugehören.

4. Das Ergebnisprotokoll einer Sitzung

Im Ergebnisprotokoll hältst du zu jedem Tagesordnungspunkt fest, was beschlossen wurde. Wichtig sind klare Zuständigkeiten und Fristen.

Jeder Punkt beantwortet dabei drei wichtige Fragen: Was wurde beschlossen? Wer ist zuständig? Bis wann? So weiß nach der Sitzung jeder, was zu tun ist.

Achte auf eine klare Trennung von Information und Beschluss. „Die Lieferzeit verlängert sich“ ist eine Information. „Herr Aydin informiert die Kunden“ ist ein Arbeitsauftrag. Beides gehört ins Protokoll, aber gut unterscheidbar.

Nicht jeder Punkt wird in einer Sitzung entschieden. Kommt man zu keinem Ergebnis, hältst du das ebenfalls fest: „TOP 3 wird auf die nächste Sitzung vertagt.“ So geht kein offener Punkt verloren.

5. Unterrichtsprotokoll und Telefonnotiz

Ein Unterrichtsprotokoll hält fest, was in einer Stunde behandelt wurde. Es hilft Mitschülern, die gefehlt haben, und dient der Wiederholung. Meist ist es ein Verlaufsprotokoll, das den Gang der Stunde und die wichtigsten Ergebnisse nennt.

Eine besondere Kurzform des Protokolls ist die Telefonnotiz. Sie hält ein Telefongespräch fest, oft für eine Kollegin, die gerade nicht erreichbar war.

Die Telefonnotiz nennt Datum und Uhrzeit, den Anrufer mit Firma und Erreichbarkeit, das Anliegen, die Vereinbarung und wer die Notiz aufgenommen hat. Sie ist kurz, aber trotzdem vollständig. Fehlt eine dieser Angaben, kann die Kollegin den Fall nicht weiterbearbeiten. Lege die Notiz so ab, dass sie die Kollegin sofort findet, etwa direkt an ihrem Arbeitsplatz oder als Nachricht im Postfach.

So brauchst du es im Beruf

In jedem Betrieb werden Besprechungen protokolliert. Wer das Protokoll führt, übernimmt eine verantwortungsvolle Aufgabe. Selin schreibt nach der Teambesprechung eine kurze Zusammenfassung der Aufgaben für alle Beteiligten.

Diese Aufgabenliste ersetzt das Protokoll nicht, sondern ergänzt es. Jeder Beteiligte sieht auf einen Blick, was er bis wann erledigen muss.

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